Является ли трудовая книжка подобным документом?

Содержание
  1. Является ли трудовая книжка бланком, подлежащим строгой отчетности?
  2. Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?
  3. Получение и заполнение трудовой книжки
  4. Правила учета и хранения трудовых книжек
  5. Является ли трудовая книжка официальным документом – СИЗ, нормы, инструкции
  6. Что делать, если некуда продолжать делать записи «сведения о работе»?
  7. Правила заполнения вкладышей к трудовым книжкам
  8. Внешний вид вкладыша к трудовой книжке
  9. Ошибки в трудовых книжках и вкладышах к ним
  10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  11. Выписки из трудовых книжек и вкладышей
  12. Что такое трудовая книжка
  13. Что собой представляет трудовая книжка
  14. Трудовая книжка: электронная или бумажная?
  15. Что такое электронная трудовая книжка
  16. Доступ к электронным трудовым книжкам
  17. Право перехода на электронную трудовую
  18. Преимущества электронной трудовой книжки
  19. Недостатки электронных трудовых книжек
  20. Задать вопрос юристу
  21. Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой
  22. Где гарантии от утечек
  23. Для тех, кто привык к бумаге
  24. Как быть совместителям
  25. Куда вписывать награды
  26. Разрешите доложить
  27. В каких случаях нужно подождать

Является ли трудовая книжка бланком, подлежащим строгой отчетности?

Является ли трудовая книжка подобным документом?

Новое законодательство изменило порядок начисления и определения пенсий после вступления в силу закона об индивидуальном учете в области пенсионного страхования и введения справки СЗВ-К.

Теперь основное значение имеют страховые взносы человека в Пенсионный фонд, а не сведения трудовой книжки. Многие восприняли это как отказ от трудовых книжек.

Поэтому возникают вопросы, нужна ли работающему человеку трудовая книжка и является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности.

Несмотря на нововведения в пенсионном страховании, трудовая книжка, как и раньше, относится к обязательным документам, подтверждающим трудовой стаж человека.

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка относится к основным документам, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника, что также отмечено в Правилах хранения и ведения трудовых книжек.

Все вопросы, связанные с заполнением, хранением и учетом трудовых книжек, регулируются законодательными актами Трудового кодекса РФ, Правилами заполнения и хранения, Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек, а также Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Согласно ст. 65 ТК, трудовая книжка используется кадровиками для расчета непрерывного трудового стажа, при расчете и применении пособия по нетрудоспособности, а также является обязательным документом при приеме на работу.

Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?

Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности.

С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки. Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40). Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).

Особое внимание было уделено защите бланков от подделок.

Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей.

Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Получение и заполнение трудовой книжки

После вступления в силу нового законодательства был изменен и порядок обеспечения бланками трудовых книжек работодателей. Предприятие «Гознак» (производитель бланков) распространяет трудовые книжки через уполномоченные компании. На сегодняшний день это:

  • ООО «СпецБланк»,
  • ГУП «Главснаб Правительства Москвы»,
  • ЗАО «Разносбыт».

По новым правилам работодатель для получения бланков должен оформить заявку в письменном виде на адрес распространителя на фирменном бланке своей компании, и только тогда он может получить бланки.

Выдача трудовых книжек производится только по требованию кадровика, в случае необходимости внесения новых сведений в трудовую книжку, а также при увольнении и приеме на работу сотрудников.

Вместе с новой формой трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек. Этими правилами определяется порядок внесения исправлений и записей в трудовые книжки. Согласно этим правилам:

  • трудовая книжка работников, которые работают на предприятии более 5 дней, должна быть заполнена и вестись ответственным лицом организации}
  • вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки}
  • бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации}
  • трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах}
  • все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.

В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии.

В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу.

Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.).

В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:

  • повышение уровня квалификации сотрудника}
  • присвоение наград и поощрений за успехи в работе}
  • перевод на новое место работы}
  • повышения или понижения в должности}
  • увольнение}
  • исправление ошибок или неточностей.

Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия. Работодатель обязан сообщать работнику обо всех вносимых в трудовую книжку записях, что подтверждается подписью работника в личной карточке. Формулировки вносимых записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений.

В трудовой книжке не отмечаются записи о взысканиях с работника, за исключением случаев, когда в виде дисциплинарного взыскания предусмотрено увольнение. Также работодатель обязан по требованию работника выдавать в трехдневный срок копию трудовой книжки или выписку из нее.

После заполнения титульной страницы заполняется раздел «Сведения о работе». Заполнение этого раздела производится в следующем порядке:

  1. По центру в графу №3 вносится полное наименование предприятия (разрешается применять штамп с полным наименованием организации).
  2. В графе №1 (на уровне первой полосы, находящейся под заголовком) арабскими цифрами вносится номер записи, следующий по порядку.
  3. В графе №2 указывается дата произведения записи, которая должна помещаться во временные рамки, не превышающие недельного срока с даты соответствующего распоряжения.
  4. В графу №3 вносится текст записи (приема на работу, повышения, перехода на другую должность и т.д.), который должен соответствовать тексту распоряжения или приказа. Текст записи не должен иметь сокращений, зачеркиваний, должен быть выполнен аккуратно.
  5. В графе №4 отмечается дата приказа или распоряжения, на основании которого произведена запись в трудовую книжку, а также номер документа.

В случае допущения ошибки в записи она не вычеркивается. В следующей графе вносится новая запись, которая имеет новый порядковый номер, в которой указывается, что предыдущая произведена с ошибкой, а данная запись является исправлением.

Есть некоторые особенности при внесении записи об увольнении сотрудника:

  • дата записи должна соответствовать дате приказа об увольнении}
  • в тексте записи нужно указывать причину увольнения в четком согласовании с Трудовым кодексом РФ, ссылаясь на подходящую статью и пункт.

При увольнении трудовая книга должна быть заполнена и выдана работнику на руки в день увольнения, иначе, согласно ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.

Правила учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета. В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п.

41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек.

В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам. Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бланки должны учитываться в штуках.

Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.

Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.

Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк. В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.

Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника. В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:

  • дата приема сотрудника на работу}
  • данные сотрудника (фамилия, имя, отчество)}
  • номер и серия трудовой книжки}
  • место работы и должность, на которую принят работник}
  • номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.

Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних.

При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки.

Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).

Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.

Источник: https://hr-portal.ru/article/yavlyaetsya-li-trudovaya-knizhka-blankom-podlezhashchim-strogoy-otchetnosti

Является ли трудовая книжка официальным документом – СИЗ, нормы, инструкции

Является ли трудовая книжка подобным документом?

Трудовая книжка является официальным документом, который подтверждает все факты о трудовой деятельности гражданина РФ. Именно в ней содержится вся информация, которая необходима будет при выходе на пенсионное обеспечение для начисления средств. Очень часто как работников, так и работодателей интересует вопрос, является ли вкладыш к трудовой книжке бланком строгой отчетности.

Можно сказать с уверенностью, что вкладыш к трудовой – это бланк строгой отчетности, который является частью официального документа.

Что делать, если некуда продолжать делать записи «сведения о работе»?

В этом случае запрещается производить следующие операции для устранения проблемы отсутствия строк для записей:

  • продолжать делать записи в строках «сведения о награждениях», исправив при этом слово «награждения» на «работе»;
  • вставлять или вклеивать чистые листы в трудовую книжку;
  • использовать чистые листы из незаполненной трудовой книжки.

Если возникает ситуация подобного рода, на помощь придет именно вкладыш. Но его оформление должно производиться в строго определенном порядке. Независимо от того, какой именно раздел в трудовой книжке закончился, его необходимо дополнить исключительно вкладышем, форма которого утверждена в Правилах ведения и хранения трудовой книжки.

При заполнении документа необходимо руководствоваться Инструкцией заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Производить подобного рода действия с трудовыми книжками имеет право только работодатель по месту работы гражданина РФ в данный момент или уполномоченное им лицо (чаще всего это работники отдела кадров). Профессиональный кадровик всегда в курсе, как это правильно сделать.

Так что на вопрос, являются ли вкладыши в трудовую книжку бланками строгой отчетности, можно ответить положительно. Все действия, производимые с данным документом, должны выполняться только в определенном законодательством порядке.

Правила заполнения вкладышей к трудовым книжкам

Существуют строго определенные законодательством правила, в соответствии с которыми производится заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже рассмотрим некоторые из них.

  1. Титульный лист вкладыша заполняется при наличии документов, удостоверяющих личность работника, а также документов об образовании.
  2. Заполнив титульный лист вкладыша и произведя необходимую запись в нем, на титульном листе в трудовой книжке делают запись о том, что выдан дополнительный вкладыш и указывается его серия и номер. Вместо записи можно ставить штамп специального образца, но при этом также обязательно пишется вручную его серия и номер.
  3. После того как заполнен вкладыш и произведена запись на титульном листе трудовой книжки, данный вкладыш подшивается в конце книжки к обложке. В каждой трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей. При этом сам вкладыш или вкладыши без наличия трудовой книжки недействительны.
  4. Нумерация во вкладыше продолжается в соответствии с записями в трудовой книжке.
  5. Перечеркивания в трудовой книжке или во вкладыше не допускаются.
  6. Внесение изменений во вкладыше производится в порядке определенном законодательством, делается это только после того как неправильная запись признана таковой в официальном порядке. Неправильную запись исправляет работодатель, который ее допустил, или же работодатель по месту работы, но это осуществляется только при наличии официального документа от прежнего работодателя.

Внешний вид вкладыша к трудовой книжке

Бланк вкладыша к трудовой книжке имеет формат 88*125 мм, обложка его выполнена из картона. Внутри есть 46 страниц для записей, также имеются элементы защиты вкладыша от подделок.

Во вкладыше имеются строки для заполнения сведений о работе и о награждениях также.

Хранятся обычно вкладыши с трудовыми книжками в специальных лотках, который вмещает в себя примерно 70 трудовых книжек. Размер такого лотка составляет примерно 177*360*140 мм.

Ошибки в трудовых книжках и вкладышах к ним

Бывают такие ситуации, когда вкладыш заполнен, запись на титульном листе произведена, но внезапно обнаруживается ошибка. Что же делать в данном случае?

Испорченный вкладыш подлежит уничтожению, но делать это также необходимо в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Тогда на титульном листе трудовой книжки ставится новый штамп и заполняется новый вкладыш. Испорченный вкладыш уничтожается по акту и делается соответствующая запись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Запись в данной книге является неопровержимым доказательством осуществления данного действия.

При оформлении вкладыша в трудовую книжку с работника берется плата в размере затрат на ее приобретение. Если же случается так, что бланк испорчен, то плата за него берется, но расходы ложатся на работодателя.

Так как вкладыш к трудовой книжке – это бланк строгой отчетности, то вести его необходимо со всей ответственностью и вниманием, чтобы не возникало дополнительных проблем у работника и работодателя.

Иногда работники отдела кадров могут не заметить, что графа «сведения о работе» уже закончилась, и они продолжают делать записи в графе «сведения о награждениях». Это действие незаконно.

При его выявлении необходимо признать запись в графе «сведения о награждениях» недействительной в строго определенном порядке, затем оформляется вкладыш в трудовую книжку в определенном порядке, который предусмотрен законодательством.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы на предприятии учитывалось движение трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно ведение книги специального образца. Для нее существуют строго определенные сроки хранения, которые приблизительно составляют около 75 лет.

Какие же записи производятся в книге? Этот журнал хранит в себе всю информацию о поступающих на предприятие трудовых книжках. Вкладыши отдельно не регистрируются, однако если выдается вкладыш, то в книге учета обязательно делается запись об этом.

Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы. Тогда она сдается в архив и выдается новая, в которой все записи продолжаются.

В книгу учета вносятся следующие записи о трудовых книжках:

  • Записываются трудовые книжки, которые только поступили в кадровый отдел при поступлении нового работника на предприятие.
  • Трудовые книжки, которые выдаются работнику первый раз в жизни при первом поступлении на работу.
  • Вкладыши в трудовую книжку, которые выдаются работникам именно на данном предприятии. Те вкладыши, которые уже имеются в трудовой книжке работника, не учитываются, записывается информация только о трудовой книжке, вся остальная информация уже содержится в ней.

Работа с трудовой книжкой работника начинается только после того, как новый работник оформлен на данном предприятии. Все правила ведения и заполнения вкладышей трудовых книжек такие же, как и для самой трудовой книжки. Титульный лист заполняется только при наличии документов, подтверждающих личность работника и документов об образовании.

В случае увольнения работника с предприятия для подтверждения всех записей, произведенных в данной трудовой книжке, работодатель ставит свою подпись и печать организации, после чего ставится подпись работника.

Трудовая книжка со всеми вкладышами выдается работнику в последний день его работы на данном предприятии. Также производится окончательный расчет с работником.

Выписки из трудовых книжек и вкладышей

Иногда работник приходит в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки на определенный срок.

Но в соответствии с законодательством, трудовая книжка выдается на руки работнику исключительно в случае его увольнения с данного предприятия.

Как же поступить в подобном случае? Если возникает ситуация подобного рода, то можно сделать выписку из трудовой книжки. Это обязанность работника отдела кадров.

Тогда делается копия трудовой книжки, и каждая страница заверяется печатью и подписью кадровика, также делается запись «с оригиналом сверено». На титульном листе делается надпись «Выписка».

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/yavlyaetsya-li-ladysh-k-trudovoj-knizhke-rabotnika-blankom-strogoj-otchetnosti.html

Что такое трудовая книжка

Любой человек, которому хотя бы однажды приходилось устраиваться на постоянную работу, знает, что такое трудовая книжка и для чего она необходима. В последнее время очень часто слышатся мнения, что такие документы уже изжили себя, что пора их отменить и т. д. Начинаются активные обсуждения этих предложений, но потом они затихают, чтобы через некоторое время появиться снова.

Сторонники отмены трудовых книжек объясняют свою позицию тем, что работников сейчас оформляют по индивидуальным трудовым договорам, а сведения об отчислениях в ПФР и другие фонды за них учитываются на индивидуальных лицевых счетах (СНИЛС). В этой статье мы поговорим о том, что собой представляет трудовая книжка, и нужна ли она сейчас.

Что собой представляет трудовая книжка

Трудовая книжка — это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации трудовые книжки должны вести все юридические лицами и индивидуальные предприниматели. Работодателям-физическим лицам заводить и вести их запрещено. Стаж работы у такого работодателя подтверждается трудовыми договорами.

Документ содержит полную информацию о трудовой деятельности его владельца на протяжении всей жизни. Для оформления такого личного документа требуется большая внимательность и аккуратность.

Источник: http://rossiz.ru/yavlyaetsya-li-trudovaya-knizhka-ofitsialnym-dokumentom/

Трудовая книжка: электронная или бумажная?

Является ли трудовая книжка подобным документом?

Какую трудовую книжку лучше использовать в 2020 году.

В конце декабря 2019 года президент России Владимир Путин подписал закон с поправками в Трудовой кодекс РФ о переходе на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года стало возможным формирование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде в специально созданной информационной системе Пенсионного фонда РФ в электронном виде.

К окончательному переходу на электронные трудовые книжки работники и работодатели смогут привыкнуть в течение 2020 года. Именно в этот период граждане должны сделать выбор и сохранить свою бумажную трудовую или отказаться от нее совсем.

Разберемся, что представляет собой электронная трудовая, в чем ее плюсы и минусы и нужно ли переходить на этот электронный аналог бумажной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это личный раздел для гражданина в федеральной информационной системе.

Такая книжка не предполагает физического носителя и предусмотрена исключительно в цифровом формате. Оператором системы является Пенсионный фонд РФ.

Работодатели должны будут передавать туда данные из утвержденного перечня сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. Это, в частности:

  • Данные работника (ФИО, дата рождения,специальность);
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Место работы;
  • Должность, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • Вид выполняемой работы;
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • Причины увольнения по ТК РФ.

Доступ к электронным трудовым книжкам

Информацию о своем стаже каждый человек сможет увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). Кроме того, разработаны специальные мобильные приложения, которые можно установить на смартфон или планшет.

При необходимости данные из электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки.

Запросить выписку работник сможет у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы) или непосредственно в отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ, в том числе и через свой личный кабинет.

При увольнении работодателей обязали выдавать всем работникам такие выписки из электронных книжек с данными по последнему месту работы.

Работодатели получат доступ к электронным трудовым книжкам своих работников. Кроме того, по запросу они смогут получить информацию о кандидатах на вакантные должности.

Право перехода на электронную трудовую

Весь 2020 год работники смогут выбрать один из вариантов:

  • сохранить «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
  • перейти электронный вариант трудовой книжки.

О своем решении работник должен сообщить работодателю письменно в срок до 31 декабря 2020 года. Для тех работников, которые не напишут такого заявление работодатели продолжат вести бумажные трудовые.

В дальнейшем перейти с бумажной трудовой на электронную можно будет в любой момент, а вот обратной дороги уже не будет. При отказе от бумажной трудовой книжки с работодателя снимается обязанность по ее ведению и хранению.

Он выдает документ на руки работнику и больше не примет ее назад.

Для тех граждан, которые в первый раз будут устраиваться на работу в 2021 году и дальше, вариантов выбора не предусмотрено. Им будут заводить электронную трудовую книжку и ее бумажного варианта у них не будет. Тем гражданам, которые выбрали бумажный документ о стаже можно изменить свое решение в любой момент, ведь на них также будет вестись электронная трудовая, параллельно с бумажной.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди главных плюсов новой системы учета стажа чиновники называют невозможность потерять документ, а вместе с ним и все сведения о стаже. Работника избавляют от лишних бумаг, а работодателя от бумажной работы.

Кроме того, отпадает необходимость предоставлять сведения о стаже работы в заинтересованные в таких сведениях органы, они сами смогут получить нужную информацию.

На этом преимущества электронных трудовых исчерпаны, и можно перейти к их недостаткам.

Недостатки электронных трудовых книжек

Недостатков у новых цифровых технологий хватает. Главный из них — отсутствие уверенности в 100% безопасности информации. Мы то и дело читаем новости об утечках баз данных пользователей даже в банках. А недавно хакеры смогли получить доступ к базе данных пользователей системы госуслуг целого региона.

На продажу были выставлены полные личные данные — адреса, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских картах. Примечательно, что утечка была обнаружена и перекрыта только после появления в интернете самих баз данных граждан, а не в момент их похищения. Между этими двумя событиями прошло больше двух недель.

Где гарантии, что подобное не произойдет с электронными трудовыми книжками?

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.

Ну и вишенкой на торт — за периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся. То есть у тех граждан, которые работают и захотят перейти на электронную форму учета стажа, при оформлении пенсии будет два документа — электронный и бумажный. И потребуются они именно вместе. А многие ли об этом знают? Все ли сохранят бумажную трудовую? Сложно сказать.

А вы готовы перейти на электронную трудовую книжку?

Вы можетезадать свой вопрос на любую правовую тему(работа, льготы, пенсии, ЖКХ, недвижимость, налоги, ДТП, уголовное право и другие темы).

Задать вопрос юристу

Источник: https://zen.yandex.ru/media/prsvt_ru/trudovaia-knijka-elektronnaia-ili-bumajnaia-5e11f7535fd55f00ae37f27a

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой

Является ли трудовая книжка подобным документом?

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии “трудовой”? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей “РГ – Неделя”.

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей “РГ” – в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, – электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Уровень безработицы в России снизился до 4,6 процента

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое – минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе – исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР).

Третье – удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое – снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных.

Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании “личного кабинета” на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном – заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился.

Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный.

Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку.

Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате.

Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика “РГ”/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь “утекают” данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник.

Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Россияне рассказали, за что уважают коллег

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают – можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.

Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР.

В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время – в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам.

Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Кто сможет эффективно работать из дома

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания “Ветеран труда”.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды – грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне.

Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать.

Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, – все делается в общем порядке.

Названы регионы, из которых чаще хотят переехать ради работы

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, – запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО “Русский пекарь”…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания.

Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке.

Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей.

Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать – в любой момент. Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть “личный кабинет”, я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Источник: https://rg.ru/2020/03/31/chto-nuzhno-znat-pri-vybore-mezhdu-bumazhnoj-i-elektronnoj-trudovoj-knizhkoj.html

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: