Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Содержание
  1. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  2. Как выдаются подотчетные средства
  3. Порядок выдачи подотчетных сумм
  4. Что изменил закон о применении ККТ
  5. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  6. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  7. Изменения с 1 июля 2019 года
  8. ТОП-6 вопросов о нулевой отчетности к специалисту бухгалтерской компании — Право на vc.ru
  9. 1. Когда сдается первая нулевка?
  10. 2. Сдается ли нулевая отчетность, если компания еще не открыла расчетный счет?
  11. 3. Кто обязан сдавать электронные нулевки?
  12. 4. Банк списал комиссию, можно ли сдавать нулевку?
  13. 5. Спросят ли налоговики о причинах отсутствия деятельности?
  14. 6. Сколько стоит аутсорсинг нулевой отчетности?
  15. Зачем ООО на УСН «доходы» собирать документы
  16. На что влияют первичные документы
  17. Какие штрафы, если первичку не собирали
  18. 1. Неверная бухгалтерская отчетность
  19. 2. Нельзя рассчитать и выплатить дивиденды
  20. 3. Сложно или невозможно получить кредит и тендер
  21. Как закрыть подотчетные суммы если нет документов
  22. Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
  23. Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами
  24. Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете
  25. Как списать подотчетные суммы без документов проводки
  26. Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами
  27. Как правильно списать подотчет (нюансы)?
  28. Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля?
  29. Надо ли пробивать чек при выдаче подотчетных средств?
  30. Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?
  31. Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?
  32. Что делать, если онлайн-чека просто нет?
  33. Что делать, если онлайн-чек некорректен?
  34. Что делать, если работник принес слип без чека?
  35. Выдача подотчетных средств наличными, а оплата — картой
  36. Как подтвердить расходы на командировку?

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

ТОП-6 вопросов о нулевой отчетности к специалисту бухгалтерской компании — Право на vc.ru

Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Сдавать нулевки! Делать это можно самостоятельно и с привлечением специалистов профильной бухгалтерской компании. В последнем случае исключен риск возникновения ошибок в отчетности, просрочек и связанных с ними штрафных санкций.

С момента регистрации ИП или юрлица любой организационно-правовой формы у субъекта возникают установленные действующим законодательством обязательства налогоплательщика. Одним из таких обязательств является составление, своевременная сдача отчетности.

Временные простои в деятельности предпринимателя или компании указанных выше обязательств не отменяют. И не важно, чем вызван простой: сменой учредителей или руководства, нехваткой средств или отсутствием сезонных заказов.

Если субъект остается формально действующим, то есть данные о нем не удалены из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП, он обязан отчитываться по результатам деятельности.

Когда дело касается нулевой отчетности, к аутсорсеру нередко обращаются за консультациями, разъяснениями. Давайте разберемся, что же представляют из себя нулевки, как и когда их нужно сдавать субъектам предпринимательства, на примере 6 популярных вопросов к специалистам бухгалтерской компании.

1. Когда сдается первая нулевка?

Данный вопрос актуален для новых компаний, которые не успели начать предпринимательскую деятельность после регистрации. Формально такой субъект предпринимательства считается приступившим к работе. Отчитываться он должен по результатам того квартала, в котором выполнена регистрация. Даже если датой регистрации является последний день квартала, нулевку оформлять и сдавать нужно.

Куда отчитываться по нулевым результатам деятельности? Отчетность субъекта предпринимательства ждут все контролирующие структуры: налоговая, ФСС, Росстат, ПФР. Состав отчетности определяется статусом налогоплательщика, актуальным режимом налогообложения, наличием/отсутствием наемных работников.

2. Сдается ли нулевая отчетность, если компания еще не открыла расчетный счет?

Наличие или отсутствие расчетного счета в банке никак не влияет на обязательства по сдаче нулевой (да и любой другой) отчетности. Вне зависимости от формата взаиморасчетов с клиентами компания отчитывается по результатам деятельности перед контролирующими структурами.

Многие налогоплательщики не открывают расчетные счета вовсе. Они используют исключительно ККМ. Но это не отменяет необходимости составлять, сдавать отчетность.

Нулевки при наличии, отсутствии расчетного счета у компании оформляются одинаково, сдаются в сроки, установленные действующим законодательством.

3. Кто обязан сдавать электронные нулевки?

Согласно действующему законодательству, налогоплательщики вправе выбирать формат сдачи отчетности. Особые требования выдвигаются внебюджетными фондам. Так, компании и ИП со среднесписочной численностью более 25 человек отчитываются в ПФР, ФСС в электронном виде. Для субъектов предпринимательства с меньшим штатом наемных работников остается доступным бумажный формат.

Следует отметить, что планомерный переход на электронную отчетность близится к завершению. В 2018 были внесены поправки в закон, регулирующий порядок и правила ведения бухучета. Согласно ФЗ №444 (28.11.2018), отчетность за 2019, в том числе и нулевую, будут принимать только в электронном виде.

Что касается состава нулевой отчетности, он определяется режимом налогообложения. Субъекты на ОСНО обязаны отчитываться по всем налогам, включая НДС и налог на прибыль. Но если деятельность в отчетном периоде не велась, по банковским счетам не было движения средств, допускается подача единой декларации.

Данный документ заменяет отдельные отчеты по налогу на прибыль и НДС. Подается он согласно правилам, предусмотренным для указанных налогов. Как и декларация по НДС, единая декларация считается представленной, если получена налоговой по телекоммуникационным каналам связи.

В бумажном виде такая отчетность не принимается.

4. Банк списал комиссию, можно ли сдавать нулевку?

По закону правомерной сдача нулевой отчетности считается лишь в том случае, если никаких движений по банковским счетам в отчетном периоде не было. Но без исключений тут не обошлось

Рассмотрим типичную ситуацию. Компания только что зарегистрировалась, фактически деятельность еще не ведет, но открыла расчетный счет. Банк (по условиям договора обслуживания) списал комиссию. В данном случае возможно два пути:

  • Подать обычную отчетность, включив банковскую комиссию в расходы. В декларации будет отражен убыток. Возможно, по возникновению убытка придется дать пояснения.
  • Не включать комиссию в расходы, подавать нулевую отчетность.

5. Спросят ли налоговики о причинах отсутствия деятельности?

Выяснение причин отсутствия финансово-хозяйственной деятельности у налогоплательщиков не входит в компетенцию налоговиков. Контролирующая структура следит за исполнением обязательств юрлиц и ИП, закрепленных действующим законодательством. Соответственно, налоговую волнует сам факт сдачи отчетности, корректность оформления деклараций, соблюдение сроков передачи данных.

Правомерность подачи нулевок ИФНС проверяет всегда. При получении такого отчета делается запрос в банк, обслуживающий налогоплательщика. Если подтверждается отсутствие движения по счетам, нулевая отчетность принимается без выяснения причин отсутствия доходов, расходов.

Несдача деклараций чревата для налогоплательщика серьезными последствиями, от штрафов для компании и гендиректора до блокировки банковского счета.

Позаботьтесь о своевременном оформлении, сдаче нулевой отчетности. Нужна помощь специалистов? Обращайтесь к опытному, надежному аутсорсеру.

6. Сколько стоит аутсорсинг нулевой отчетности?

Стоимость бухгалтерских услуг по оформлению и сдаче нулевок может существенно отличаться в зависимости от формата обслуживания, потребностей заказчика, объема выполняемых работ. Чаще всего аутсорсер предлагает клиенту несколько решений на выбор:

  • Эконом. Подготовку нулевок специалисты компании берут на себя, а сдает отчетность в налоговую клиент самостоятельно (после консультации с аутсорсером).
  • Комфорт. Специалисты бухгалтерской компании проверяют правомерность подачи нулевок, оформляют необходимые документы с учетом специфики применяемого заказчиком режима налогообложения, сдают отчетность в бумажном виде в ИФНС, внебюджетные фонды. Клиент получает отчет о проделанной работе, скан описи и квитанции, если отчетность отправляется почтой.
  • Оптимум. Аутсорсер оформляет, сдает электронную нулевую отчетность. Пакет доступен клиентам, имеющим цифровую подпись и договор с оператором ЭДО, и тем, кто раньше сдавал декларации только в бумажном виде. В последнем случае аутсорсер осуществляет подключение к системе защищенного электронного документооборота, оформляет необходимые документы для получения ЭЦП.

Как только бизнес начинает активно расти, и времени на ведение бухгалтерии остается все меньше — можно переходить на бухгалтерское обслуживание или нанимать бухгалтера в штат.

Источник: https://vc.ru/legal/58635-top-6-voprosov-o-nulevoy-otchetnosti-k-specialistu-buhgalterskoy-kompanii

Зачем ООО на УСН «доходы» собирать документы

Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Бытует мнение, что на УСН «доходы» документы собирать не нужно, потому что они не участвуют в расчете налогов.

На УСН-Д налог считается исходя из суммы поступивших денег в кассу, на расчетный счет и агентам. Далее УСН «доходы» мы будем называть УСН-Д.

На что влияют первичные документы
Какие штрафы, если первичку не собирали
Какие еще проблемы могут возникнуть

На первый взгляд кажется, что документов для расчета налога совсем немного:

  • выписка банка по расчетному счету;
  • отчеты кассы;
  • отчеты эквайринга и отчеты агентов.

Чтобы посчитать налог, суммируем полученные деньги за период (это может быть месяц или квартал), умножаем на 6%. Получившийся налог платим и «спим спокойно».

Некоторые владельцы бизнеса считают, что больше никакие первичные документы не нужны. Но это совсем не так, и вот почему.

На что влияют первичные документы

Первичные документы — это накладные, акты выполненных работ от поставщиков, акты для покупателей, отчеты агентов, товарные чеки, накладные на списание материалов и ряд других.

Без первичных документов вы:

  • не имеете реальной экономической и финансовой картины работы предприятия;
  • не можете определить задолженность перед поставщиками и задолженность покупателей перед вашей организацией.

Каждая организация обязана вести бухгалтерский учет, который основывается на данных из первичных документов (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.11).

Отсутствие первичных документов ведет к штрафам.

Какие штрафы, если первичку не собирали

1. Отсутствие первичных документов является «грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения».

Такое грубое нарушение влечет за собой штраф в размере 10 000 рублей, повторное нарушение 30 000 руб (ст. 120 НК РФ).

2. За непредставление документов в ответ на запросы налоговой инспекции, предусмотрен штраф в размере 200 руб за каждый непредоставленный документ. Такие запросы чаще всего приходят при проведении камеральной или встречной проверки (п. 1, ст.126 НК РФ).

Камеральная проверка — это когда налоговая инспекция проверяет вашу отчетность в инспекции, не выезжая к вам. Встречная проверка — это когда у вас запрашивают документы по сделкам с вашими контрагентами.

1. Неверная бухгалтерская отчетность

Отсутствие первичных документов приводит к отражению некорректной информации в годовом балансе и отчете о прибылях и убытках, а это главный документ для анализа деятельности организации.

Пример

Оплаты поставщикам без «закрывающей» первички, выглядят в бухгалтерском учете как переплаты. При составлении баланса они отражаются в составе задолженности покупателей, увеличивая ее на конец года. Это может вызвать дополнительные вопросы налоговой инспекции к организации в виде запроса пояснений или даже проверки.

Налоговые инспекторы будут анализировать выручку, себестоимость товаров или услуг, рентабельность продаж и многое другое, в надежде найти признаки «налоговой оптимизации», руководствуясь Приказом № ММ-3-06/333@ (в ред. от 10.05.

2012) «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок» (далее — Приказ № ММ-3-06/333@). В Приказе указаны критерии отбора налогоплательщиков при планировании налоговых проверок.

Если найдут ошибки или расхождения в бухгалтерской отчетности, то директора могут оштрафовать на сумму 5 000-10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП), а организацию — на 10 000 рублей (ст.120 НК РФ).

2. Нельзя рассчитать и выплатить дивиденды

Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли предприятия, рассчитанной по данным бухгалтерского учета. Если прибыли не хватает, чтобы выплатить дивиденды, то такие выплаты налоговая может переквалифицировать в прочий доход для тех, кто их получает, или в доход от оплаты труда, если получающий дивиденды является еще и работником компании. 

Это может грозить доначислением страховых взносов на сумму выплаты (ст. 420 НК РФ), либо включением в базу по налогооблагаемой прибыли для организаций (п.8 ст 250 НК РФ).

3. Сложно или невозможно получить кредит и тендер

Банки очень тщательно подходят к оценке финансовой состоятельности будущего заемщика.

При отсутствии в учете первичных документов, существуют риски того, что в кредите будет отказано в соответствии с Распоряжением от 12.08.

1994 N 31-р «Об утверждении Методических положений по оценке финансового состояния предприятий и установлению неудовлетворительной структуры баланса» по следующим причинам:

  • отсутствие необходимых источников на предприятии для погашения кредита;
  • убыточная деятельность;
  • отрицательные показатели платежеспособности и ликвидности;
  • другие факторы, которые свидетельствуют об определенном финансовом состоянии предприятия, не отвечающем требованиям банка.

Аналогичная ситуация возникнет и с торговыми площадками для тендеров при прохождении аккредитации, согласно Федеральному закону от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Я надеюсь, что эта статья помогла вам ответить на вопрос «зачем ООО на УСН нужно проводить первичные документы, если они не влияют на расчет налогов», и сделать правильные выводы. 

Источник: https://www.profdelo.com/blog/236-zachem-ooo-na-usn-dokhody-sobirat-dokumenty

Как закрыть подотчетные суммы если нет документов

Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы».

Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

4 Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71.

В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их.

Восстановление копий подтверждающих документов Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст.

252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

  • объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
  • копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа Способ Преимущества Главный недостаток Какие документы оформить Погасить долг по подотчету дивидендами Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга.

Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы Протокол общего собрания участников (учредителей).

Справка-расчет начисленных дивидендов Переоформить долг по подотчету в заем Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков. Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.

16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб.

по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Нас пугают, а мы боимся Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм.

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так: Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г.
№3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются.

Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО. Если у вас ООО.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы. Материальная помощь.

Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека. С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 .

Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г.

Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению. На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись: Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

  • 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

  • 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.

Читать дальше:  Жалоба в конституционный суд российской федерации

4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб.

В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет.

Дт Кт Описание Документ 20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы 29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу: Дт Кт Описание Документ 44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: Пример бухгалтерских проводок на 71 счете Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет.

При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств.

После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником.

Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону.

Как правильно списать подотчет (нюансы)?

Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст.

Источник: https://kalibr20.ru/urkons/kak-zakryt-podotchetnye-summy-esli-net-dokumentov/

Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля?

Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

С 1 июля 2018 года большинство компаний обязаны применять онлайн-кассы. Поправки в 54-ФЗ ужесточили требования к подотчетным документам. Стало больше случаев, когда при выдаче подотчетных средств работнику нужно предоставить чеки. Сегодня специалисты «Дельта Финанс» расскажут об основных нюансах, которые должен знать руководитель подотчетного лица.

Надо ли пробивать чек при выдаче подотчетных средств?

При выдаче денег под отчет сотрудника не нужно применять ККТ. Эта операция не подходит под определение расчетов из №54-ФЗ.

Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?

Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2018 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.

Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.

Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?

Во-первых, объясните всем подотчетникам, что чеки ККТ — это святое. Без них не подтвердить покупку после выдачи подотчетных средств. Причем неважно, какой сущности этот чек: бумажный или электронный. Минфин РФ в своем письме № 03-01-15/24307 от 21 апреля 2017 года разъясняет, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы.

Что делать, если онлайн-чека просто нет?

Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:

  • письмо в произвольной форме со ссылкой на норму,

  • копию заявления о постановке на учет на ЕНВД,

  • копию патента (ПСН).

Если после выдачи подотчетных средств работник принес только товарный чек и квитанцию, отразите покупку в бухгалтерском учете и книге учета. Оприходовать покупку без чека позволяет п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Что делать, если онлайн-чек некорректен?

В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2016 года.

Есть подозрения, что работник сам напечатал или купил чек? Не тратьте время на экспертизу. Не отражайте расходы в бухучете и требуйте от сотрудника принести остальные бумаги или произвести возврат подотчетных средств.

Аналогичная ситуация, когда в чеке нет ИНН.

Что делать, если работник принес слип без чека?

Предположим, вы перевели подотчетные средства на карту сотрудника. При оплате товара или услуги сотрудник получил товарный чек и слип из терминала. Кассового чека нет — как правило, он остается у кассира, если тот применил онлайн-кассу.

Заранее разъясните сотруднику, чтобы он попросил от продавца отдать бумажный чек или выслать электронный вариант на e-mail. Если «поезд ушел», учитывайте расходы на основании слипа и товарного чека, однако будьте готовы доказать затраты инспектору ФНС.

Выдача подотчетных средств наличными, а оплата — картой

Вы не переводили подотчетные средства на карту, а дали деньги из кассы, но сотрудник все равно расплатился кредиткой. Тут все просто: возьмите у подотчетника слипы — чеки об оплате с карты. Того требует Минфин в письме № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 года.

В большинстве слипов терминалы печатают фамилию и имя владельца карты на латинице. Если использовалась карта коллеги или родственника, примите расходы к учету и попросите вашего работника приложить к авансовому отчету две бумаги:

  1. Пояснительную записку, почему работник не сам оплатил товар.

  2. Расписку владельца карты о том, что подотчетник вернул ему деньги.

Как подтвердить расходы на командировку?

Накладки случаются и при подтверждении командировочных расходов:

  1. Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей.

    Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).

  2. Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).

  3. Работник привез из гостиницы только счет. Гостиницы могут не применять онлайн-кассы до 2019 года, если принимают наличку и выписывают бланки строгой отчетности. Поэтому вы можете без опаски отразить расходы на проживание.

Воспользуйтесь услугой бухгалтерского обслуживания ООО от компании «Дельта Финанс», чтобы не беспокоиться о подтверждении выдачи подотчетных средств. Закажите бесплатную консультацию бухгалтера или позвоните по телефону +7 (495) 230-20-11. Наши клиенты не знают проблем с бухучетом — любая ошибка сотрудника застрахована на сумму операции.

Источник: https://dfinance.ru/blog/kak-podtverzhdat-podotchetnye-raskhody-s-1-iyulya

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: