Многие организации стремятся упростить документооборот, заказывая факсимиле. Аналоговая подпись существенно облегчает процесс, но ее использование возможно только при условии соблюдений всех правил и требований действующего законодательства Российской Федерации.
Что такое факсимиле
Факсимильная подпись представляет собой клише-печать, которая точно воспроизводит собственноручную подпись человека. Она позволяет существенно сократить временные затраты на визирование документов от имени генерального директора, главбуха и прочих руководителей и при необходимости удостоверить документ без их участия.
Факсимиле может быть и цифровым. В этом случае подпись ответственного лица сканируется, а затем при необходимости вставляется в электронный документ в формате графического изображения.
Гражданское законодательство подтверждает, что факсимиле является полноправным аналогом собственноручной подписи, но при этом не раскрывает полностью смысл самого понятия. Отсутствие полноценной нормативно-правовой базы значительно осложняет процесс использования таких печатей.
Когда и при каких условиях можно законно использовать факсимиле, чтобы оно имело юридическую силу
Случаи, когда при оформлении сопроводительной документации можно полноценно использовать факсимиле, заменяя им «живую» подпись, немногочисленны и закреплены на законодательном уровне. Во всех прочих случаях стоит отказаться от использования аналоговой подписи в пользу собственноручной.
Законную юридическую силу будут иметь следующие виды документов, подписанных факсимильной подписью:
- Грамоты, сертификаты и почетные листы.
- Страховые и медицинские полисы.
- Все типы служебных и наградных удостоверений.
- Извещения, уведомления, благодарственные и поздравительные письма и др.
- Патенты, а также свидетельства, выданные Федеральной службой интеллектуальной собственности.
- Документы, подтверждающие итоги сдачи Единого государственного экзамена.
Для слабовидящих людей
Люди, обладающие слабым зрением, а также граждане, имеющие инвалидность, присвоенную в связи с болезнью глаз, имеют право использовать факсимильную подпись при совершении банковских операций с наличными деньгами, например, при открытии вклада или покупке валюты. При этом сотрудники банка, кроме паспорта клиента, должны будут попросить его предоставить справку, подтверждающую инвалидность и свидетельство, заверенное нотариусом, которое подтвердит факт тождественности собственноручной подписи инвалида и ее факсимильной копии.
В гражданско-правовых сделках
В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса РФ использование факсимиле допустимо только при заключении сделок и исключительно в тех случаях, когда это предусмотрено законом или дополнительным соглашением, подписанным сторонами. Соглашение оформляется в виде отдельного документа, где четко прописывается право на использование факсимиле, либо соответствующее условие включается в текст основного договора.
В тексте дополнительного соглашения или в пункте основного договора, посвященного использованию факсимиле, в обязательном порядке должны быть перечислены те документы, которые стороны вправе подписывать таким образом. Важным условием является и то, что текст допсоглашения должен быть заверен настоящими подписями сторон, участвующих в сделке.
Если перечисленные требования исполнены в полном объеме – факсимильное воспроизведение личной подписи гражданина будет иметь законную силу, а заверенные таким способом документы в случае судебного разбирательства могут быть приняты в качестве приложений к исковому заявлению.
Если дополнительное соглашение не было заключено либо при оформлении подписано факсимильной подписью, суд может вынести решение о несоблюдении требований к оформлению документов и не учесть документ в дальнейшем процессе.
На первичных бухгалтерских документах
На законодательном уровне использование факсимиле для оформления бухгалтерской и налоговой документации не регламентировано, поэтому возможность использования этого способа подписания документов остается спорным вопросом.
В соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы применение факсимильной подписи для визирования первичных учетных документов является нежелательным.
Законодательство о бухгалтерском учете (пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) также говорит о том, что первичная документация может быть принята к учету лишь в том случае, если содержит все обязательные реквизиты. В том числе и личную подпись ответственного лица. Так как в нормативно-правовом акте идет речь именно о личной подписи руководителя, то можно сделать вывод о том, что при подписании этих документов использовать факсимильное воспроизведение подписи нельзя.
В Налоговом кодексе РФ так же не описаны варианты использования факсимиле, но при этом следует учитывать то, что все взаимоотношения сторон в ходе начисления и уплаты налогов и сборов основаны на строгом подчинении одной стороны другой, и нормы гражданского законодательства, в котором разрешено использование факсимильной подписи, к ним не применимы (в соответствии со статьей 2 Налогового кодекса РФ и статьей 2 Гражданского кодекса РФ).
Когда использование факсимиле запрещено
В соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации счет-фактура должен быть заверен исключительно собственноручной подписью ответственных лиц (пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Использование факсимильной подписи в данном случае строго запрещено. Документ, заверенный неправильно, не позволит компании предъявить по нему суммы налога на добавленную стоимость к вычету и не будет иметь юридической силы.
Строгий запрет на использование факсимиле в соответствии с действующим законодательством РФ также распространяется на следующие типы документов:
- Все виды доверенностей, в том числе и те, которые выдаются юридическими лицами.
- Документы, регулирующие трудовую деятельность граждан.
- Счета-фактуры и налоговая отчетность, о чем подробней подчеркивалось выше.
- Любые документы, которые имеют финансовые последствия, в том числе платежные поручения.
- Кассовые книги.
- Расходные ордера.
Итоги
Факсимильный метод создания подписи является аналогом подписи, выполненной самим гражданином. Однако подписывать таким способом можно далеко не все документы. В том случае, если с помощью факсимиле будет подписан документ, который не входит в перечень разрешенных, его применение в ходе судебного разбирательства может быть признано неправомерным, а сам документ – недействительным.
Бесплатная консультация: